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各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严谨，不管是音响、麦克风、放映机、银幕等等，都要一定的质量，因此更需要人员的协助规划。 

一、放映设备：指在会议室内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影机、动感投影机等。
　　(一)幻灯机：在会议的产业里，35mm幻灯机是较常被用做幻灯片投影之用。柯达爱影AT-III是35mm幻机中较耐操作的机器，此型机器提供了自动对焦、有线遥控、高亮度影像及背后更换灯泡等功能。   
　　标准柯达爱影系列的亮度能胜任于小型会议室及小于2．4米的银幕。不管如何，长距离或大银幕的投影必须要有色饱和度高的灯泡，柯达爱影系列幻灯机并可选择较亮的灯泡，但这些较亮的灯泡寿命较短且价格昂贵，因此视听出租公司会收取较高的费用。
　　超强光投影机用于3．7米宽以下的银幕其效果是非常好的。当加上高速镜头时，超强光投影机可投射于3．7米宽以下、距离27．4米以内的银幕。
　　越大的银幕越需要更多的亮度，因此任何大于3．7米的银幕便需要氙气灯泡幻灯机。氙气灯泡填充着高压气体。大部分的视听出租公司需要有受过训练的人来操作这些设备。虽然氖气灯泡幻灯机必须用在较大型的场所，却也有两个潜在性的问题必须注意：(1)过热会引起幻灯片扭曲或融化；(2)散热风扇噪音非常地大。   
　　不论任何型式的幻灯机，幻灯机片槽及镜头是必须特别注意的。柯达的幻灯片槽有80片及140片两种型式，通用型80片幻灯片槽设计符合大部分的安装。而豪华通用型(或欧陆型)片槽则使用于名片、塑胶片和3  毫米厚的玻璃片。   
　　镜头是将幻灯片影像放大投射到银幕，镜头大小则取决于投射距离及银幕大小。一般视听出租公司提供10-15厘米变焦镜头给出租的幻灯机使用。如果需要长距离或短距离的镜头，视听出租公司则会收取额外的费用。另一个附件则是延长有线遥控距离，目前有无线遥控可供选择，不过要事先确定其相容性。
　　(二)投影片投影机：是较简单的视听设备，它利用镜子折射方式将透明片的资料投射到3米)(3米的平面银幕上。投影片投影机可以多用途地简单使用，它可以让演讲者在简报中有即兴的演出，更进一步的来说，投影片投影机提供了较亮的影像，让演讲者在微暗的空间里工作。   
　　(三)实物投影机：其外形酷似手提型投影片投影机，主要构造包含一小型摄影机、光源及置物板；使用时，将一实际的物件，如商品样本、相片、印刷品等立体的物件放在置物板上，打上光源，透过实物投影机上的小摄影机将此物件拍摄下来，再连接影像投射器(如小单枪等)，使物件放大投射到银幕上，如此，与会者不需全数挤到前面就能看清楚演讲者介绍的"实物"。此外摄影机的镜头可以自动对焦，也可将实物放大或缩小。    
　　实物投影机还有一种特色是光源可完全控制在置物板的范围内，而一般摄影机可能因为对摄影的物件提供额外照明时，增加会场亮度而使小单枪投射在银幕上画面的质量降低。
　　(四)16mm投影机：虽然已快速的被录影机所取代，但还是有些演讲者使用动感投影机，较常使用的是16mm投影机，当要采购时要特别注明胶卷是有声或无声，如果是有声的胶卷则要决定光学式或磁带式声轨，光学式其声轨录制在影片两旁的齿孔，而磁带式声轨则是将磁条置于胶卷上。   
　　磁带式胶卷偶尔用于欧陆而不常用于本地视听出租市场。如果有客户需要使用则要多花一点时间来安排。  
　　16mm投影机的声音必须与音乐系统连接，虽然此投影机大部分都内建喇叭，但通常只通用于较小型的空间，且其声音质量不佳。  
　　下一步要考虑的是胶卷上带机构，手动上带式投影机其操作者需要将胶卷通过许多的闸门及元件。而自动上带式投影机则会将胶卷自动装于投影机。为避免上带及操作时的失误，雇请人员。
　　对于投影片来说，长距离大银幕的投影需要使用色饱和度高的灯泡。在标准16mm投影机之后下一步便是帆MARC灯泡投影机，色饱和度高的16mm投影机灯泡是氙气灯泡，就如同氙气灯泡幻灯机一样，此类投影机必须要有人员来操作。氙气灯泡投影机非常的昂贵，但对于要用于投影相同空间尺寸而言，仍比电视投影机便宜许多，而且16mm影片质量比录影带讯号高出许多。
　　(五)银幕：选择了不适当的银幕材质投影影像，投影设备就形同虚设，使用银幕首先要决定的是银幕尺寸，而选择银幕尺寸则必须考虑到会议室的容量；尺寸和天花板高度。一旦决定了银幕的尺寸，那接下来则是要考虑下列3个关键项目：型式、规格及材质。 
　　常用的活动式银幕为三角架式银幕。此型银幕是以三角架置于地面，而以中间杆件为支撑，将银幕往上拉固定。活动式三角架的尺寸范围在1．2-2．4米之间，此类型银幕只需一个人即可操作使用。   
　　而银幕的规格则是取决于媒体的型式。正方形的银幕较能符合所有的  媒体影像。而长方形4：3比例的规格则是供16mm投影机及电视影像使用。  
　　有几种银幕材质可供选择：白色、珠光和透明背投等。白色银幕是全平面、不透光，可视角度较宽，是较常为会议室内使用的银幕。而珠光银幕其可视角度则较受限制，其可视角度通常较白色银幕为窄。而透明背投银幕材质则为塑胶，其表面覆以特殊灰色物质，以能使影像从银幕背后投影而能让人从银幕前方观看。此型银幕为高反射性银幕，但其可视角度非常狭窄。
　　(六)投影机架：要将投影设备置于适当的投影位置，必须置于经过精心设计过的架子或是升降机。对于出租业而言，Safelock及活动式推车为较常用的两种基本设备。
　　Safelock架的四脚可以自由伸缩定位，其高度为142厘米。这个高度对于单台幻灯机或投影机面言是一个非常合适的高度。
　　而活动推车则可容纳较多的投影机，其高度可达137厘米。活动推车的租金通常比Safelock为高。81厘米高的活动推车较适合用于投影片投影机，而137厘米高的活动推车则可安全的承受视讯监视器。许多视听出租公司为了美观，都会在推车四周装上挡板。如果宴会厅中没有投影机房的设计，那投影机架就必须安置在鹰架或平台上。不管投影机架要安装在哪里，都必须要注意尺寸、高度及稳定性等技术性的需求。

二、视讯设备：视讯节目及其设备可分类为下列3个范围：
1．一般使用者／家用等级。
2．工业用／有线系统等级。
3．广播用等级。
   音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人如果能将下列几项音响方面的基本因素考虑进去的话，那么对会议质量的提高有相当大的帮助。   
　　(一)麦克风：麦克风可以说是会议活动中使用得频繁、重要的视听器材之一。然而麦克风的种类繁多，特性也不同，因此了解各种麦克风的特性及正确的使用方法，将使会议进行得更顺利，并节省不必要的器材租用费。麦克风可粗略分成两种。
　 有线麦克风：简而言之是麦克风本身再接上一条讯号线，当会议需要录音时，使用有线麦克风的稳定性通常会比无线麦克风高，另外还需要提醒演讲者一定要对着麦克风讲话，否则可能录不到或录不清楚声音。
　　无线麦克风：从表面上看来，麦克风本身就只有一支麦克风，没有线接着，它的种类很多，可依据使用的状况来选择麦克风的型式：  
　　1．手握式无线麦克风：适用于会议过程进行至Q&A时段供与会者发问。
  　2．领夹式(俗称小蜜蜂)或肩挂式无线麦克风：适用于演讲者需走动且运用双手时，还需随身佩带一个接收器。同时使用两支以上的无线麦克风时，必须每支使用不同的频率才能发音，当然频率越多，产生相互干扰的情况越严重。   
 　在使用麦克风前，我们先要决定这场会议中需要多少支麦克风，在-场将近百人的会议中，至少在讲台与主桌台上需要麦克风，如果会议有双向沟通的时段，就要考虑在观众席放置麦克风，讲台的麦克风必须要注意高度，而麦克风的头可以任意转动以符合不同身高的演讲者。较佳的直立式麦克风高度为1．8-3米，演讲者只要调整麦克风头的上下高度即可。   
　　在一场重要会议中，准备"备用"的麦克风，否则在开幕式；专题演讲或现场直播中麦克风突然消音，将是会议的一大败笔。如果演讲者在会场中要来回走动，那就要考虑"领夹式"的麦克风，它可以夹在衣服上。在讨论会中有几件事情要特别考虑，一般来说主席、报告人、评论人都应该有麦克风，如果因为经遇考虑，可对两人使用一支麦克风，如果与会者要提出问题时，可以在观众席的走道处放置直立式麦克风。 
　　无线麦克风会因为会场死角、天花板的因素造成收讯不良，质量高而且稳定的无线麦克风通常价格都比较高，更何况无线麦克风都使用电池，电池的强弱也会影响收讯的质量。酒会或茶会时，可以使用双重或多重的无电天线系统，这样就可以接收到强和清晰的音质。当使用无线麦克风时，"备用"一套夹式的麦克风。在此给你一个建议，如果你一定要使用无线麦克风，租用对会场熟悉的音响公司，才能提供较佳的质量服务。    
　　(二)录音：如果在一场会议中考虑到录音，就必须要在演讲区增加麦克风或者是从会场的音效系统中收音，如果是全场录音就比较简单，只要与会场的连接即可，通常会场都会提供这种协助，可以将喧闹声音降到低，而演讲者也不会弄不清楚使用哪一只麦克风。  
　　(三)室内音响：大部分符合会议标准的场地都有室内音响系统，在你决定是否要使用其音效系统前，一定要亲自身临其境地感受一下，即使当时的效果非常好，但是在会议前两天再去检视一次。    
　　当你决定使用会议本身音效时，而你所使用的会议室仅仅是可分隔会议室中的一间，那么你一定要确定是否每一间有独立的音效系统，一流的会议场地都会特别留意可分隔会议室的隔音效果，提供较佳会议场地。   
　　(四〕扩音器：扩音器位置放在会议室前面比放在前几排或后排声大，如果你仍然对 于会场本身的音效系统感到质疑时，建议你另外找一家声誉好的音响公司协助音效安排，对一个成功会议来说也是关键的因素

JVC实物展示台 ：
    支持主流投影机及电脑显示器，清晰展示A4幅面上的5号字体。20倍变焦的360度全方位遥控。胶片照片等物品图像快捷投影。可与VCD、DVD连接，有音视频功能。

反射式书写投影仪：
    3M-1700 和3M-1720型，适应：A4纸透明手写胶片投影。

多媒体投影机：
    可与台式电脑，手提电脑，录像机，VCD，DVD连接。分辨率：600*800

液晶多媒体投影机：
    与相关设备连接全部可使用。分辨率为1024*768， 亮度为2800ANSI。700：1超高对比度。自动检测连接设备。有图像及音频效果。

幻灯机：
    适用小型透明胶片。

录像机、DVD影碟机

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